Reiseoppgjør/utgiftsrefusjon

Administrasjonen opplever at frister for påmeldinger til møter, samlinger, stevner o.a. ikke alltid overholdes av tillitsvalgte, dommere, veiledere og andre i Norges Kampsportforbund. Dette medfører at flybilletter og annen transport samt overnattingskostnader blir dyrere enn nødvendig samt at det fører til merarbeid for administrasjonen som går utover andre oppgaver.

Med bakgrunn i ovenstående har vi innført følgende tiltak:

• Påmeldingsfrister til møter, samlinger, kurs, stevner o.a. skal overholdes
• Påmelding etter fristdato medfører at den enkelte må ordne med egen transport og overnatting og innsende krav om utgiftsrefusjon med kvitteringer senest innen påfølgende måned
• Det gis kun refusjon for rimeligste reisemåte som forelå på dato for påmeldingsfrist
• Hvis ikke kravene som fremkommer i nedenstående veiledning blir innfridd, kan reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt.
• Ved fravær fra møte, samling, kurs, stevne osv. må legeattest fremlegges for å få refusjon for transport og overnattingskostnader. I motsatt fall må den enkelte selv forestå kostnadene

Med andre ord:

Ønsker du at administrasjonen ordner reise og overnatting for deg, så melder du fra innen påmeldingsfrist!

Oppgjørsskjema
Det benyttes egne skjemaer for reiseoppgjør, utgiftsrefusjon og honorar, jf. vedlegg nederst.

Krav til utfylling
For å få utbetalt reiseoppgjør må man sende inn en fullstendig utfylt reiseregning, også når det gjelder kilometergodtgjørelse, diettgodtgjørelse og eventuelt honorar.

Frist for innsending
Reiseregning sendes inn for hver tjenestereise snarest etter endt reise og senest innen utgangen av påfølgende måned. Reiseregninger som innkommer etter dette, er foreldet og kan avvises.

Reiseoppgjør
• Administrasjonen forestår bestilling av fly/hotell etter anmodning fra den reisende.
• Reisende som ønsker å besørge fly/hotell selv, skal på forhånd avtale dette med NKF adm.
• Reiser for forbundets regning skal i prinsippet belastes etter rimeligste reisemåte.
• Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen.

Myndighet
Den som har myndighet til å beordre tjenestereiser er generalsekretær/bemyndiget.

Fly/tog o.a.
Billetter vedlegges reiseregningen - også kopi når det er benyttet elektronisk billett.

Taxi
Bruk av taxi skal begrenses til et minimum.

Personbil
Bruk av personbil dekkes per kjørt kilometer. Satsene for kilometergodtgjørelse fastsettes av NKFs styre. I tilfelle flere reiser på NKFs oppdrag fra samme område, skal disse personer ordne samkjøring hvis mulig.

Diett
Ved diett må det oppgis hvor og hvordan man har bodd: eks. pensjonat, privat, hotell.

Overnatting
Er det behov for overnatting i forbindelse med oppdrag for NKF, skal dette normalt bestilles via forbundsadministrasjonen. Forbundets hotellavtaler
benyttes så langt som mulig. Regningen oversendes direkte fra overnattingsstedet til forbundet.

Forskudd
Reisegodtgjørelse kan, etter avtale, utbetales forskuddsvis. Slike utbetalinger skjer kun etter forhåndsavtale med generalsekretær/bemyndiget. Ved manglende bilag etter at innleveringsfristen er gått ut, vil forskuddet bli rapportert inn som lønn og faktura sendes. Ved forskudd skal forskuddsskjema benyttes (fås ved henvendelse til forbundskontoret).

Forsikring
Det er tegnet kollektiv reiseforsikring for alle som reiser på oppdrag for forbundet. Forsikringen gjelder reiser av kort varighet og reisegods er begrenset til de til enhver tid gjeldende satser. Forsikring utover dette må dekkes av den enkelte selv.

Telefon
Eventuell telefondekning skal godkjennes av forbunds- eller seksjonsstyre.

Tapt lønn
Forbundet har anledning til å dekke tapt arbeidsfortjeneste, men dette skal fremgå av budsjett og regnskap i henhold til loven.

Med fullstendig utfylt reiseregning menes:
• Fullstendig navn
• Adresse
• Fødselsnummer (11 siffer)
• Skattekommune
• Bankkontonummer
• Navn på eventuelt overnattingssted
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst per tjenestereise
• Formålet med reisen (møte, samling, o.a.)

Bilag: 
Alle bilag skal være originalbilag og skal være limt/klistret på et A-4 ark som vedlegges. Kopier eller betalingspåminning kan ikke benyttes som vedlegg. Hvis ikke ovennevnte krav blir innfridd, kan reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt. Selvstendig næringsdrivende skal ikke skrive reiseregning. Refusjon skjer kun etter faktura/regning der organisasjonsnummer er oppgitt.

Telefondekning, diett- og kilometergodtgjørelse er oppgavepliktig.